ما هي إدارة الغياب؟
إدارة الغياب هي العملية الإستراتيجية التي يقوم من خلالها أصحاب العمل بتتبع وإدارة ومعالجة غياب الموظفين من خلال السياسات والإجراءات المُدارة، حيث يقومون أيضًا بتقليل الإجازات غير الواعية وغير المخطط لها والمفرطة.
تمكّن إدارة الغياب أصحاب العمل من معالجة التغيب بشكل استباقي، مما يقلل من الاضطرابات غير المخطط لها في سير العمل. من خلال تنفيذ سياسات وخطط عمل مصممة خصيصًا، يفهم أصحاب العمل أسباب غياب الموظفين ويديرونها بفعالية، مما يعزز بيئة عمل أكثر إنتاجية وتوافقًا.
ما هي أنواع الغياب؟
هناك أربع فئات رئيسية من الغياب:
- الغيابات المخطط لها - مجدولة مسبقًا، مثل الإجازات أو الإجازات المخطط لها لأسباب شخصية.
- غياب غير مخطط له - عادة ما تكون مفاجئة وغير متوقعة، غالبًا بسبب المرض أو حالات الطوارئ.
- الغياب المصرح به - تمت الموافقة عليها من قبل أصحاب العمل، والتي قد تشمل حالات مثل الإجازة الطبية أو حالات الطوارئ العائلية أو غيرها من الأسباب الصحيحة التي يعترف بها أصحاب العمل.
- غياب غير مصرح به - الغياب دون موافقة أو إخطار مناسبين.
في أماكن العمل في الإمارات العربية المتحدة، هناك العديد من فئات الغياب الأخرى التي يتم التعرف عليها ومعالجتها بشكل عام، بما في ذلك إجازات الأمومة، إجازات الأبوة, و العطلات الرسمية, و الإجازات غير المدفوعة الأجر, و الإجازات بدون أجر (LWOP).
لماذا تعتبر إدارة الغياب مهمة؟
تعد الإدارة الفعالة للغياب مهمة لأصحاب العمل لتقليل تعطيل المهام والمشاريع الأساسية، كما أنها تتيح استمرارية العمليات بسلاسة. يمكن لأصحاب العمل دعم الموظفين غير القادرين على العمل بسبب الغياب الموضح أو غير المبرر.
يؤكد نظام إدارة الغياب المنظم جيدًا التزام المؤسسة برفاهية الموظفين، مما يساهم في زيادة الرضا الوظيفي وزيادة الاحتفاظ بالموظفين معدلات.
كيفية تنفيذ إدارة الغياب؟
- اشرح السياسات الواضحة وإرشادات الاتصال، وحدد إجراءات طلب الغياب والإبلاغ عنه، وتأكد من أن الموظفين على دراية بهذه السياسات ويمكنهم الوصول إليها بسهولة.
- استخدم المتخصصين برنامج إدارة الغياب أو الأنظمة التي تبسط تتبع حالات غياب الموظفين والإبلاغ عنها. يجب أن تساعد الأدوات في الحفاظ على سجلات دقيقة لتخصيص الموارد واتخاذ القرار بشكل أفضل.
- تدريب المديرين والموظفين على سياسات وإجراءات الغياب، وتشجيع التواصل المفتوح بين الموظفين والإدارة، والتأكد من أن الجميع يعرف القنوات المناسبة للإخطار.
- مراجعة وتحديث سياسات إدارة الغياب بشكل دوري لتظل متوافقة مع القوانين المتغيرة، بالإضافة إلى مواكبة النهج العام لإدارة الغياب في مكان العمل.
