يلعب السكرتير دورًا مهمًا في ضمان التشغيل السلس للمكتب من خلال إدارة المهام الإدارية وتنسيق الجداول الزمنية وتسهيل الاتصال. يدعم هذا الموقف الكفاءة التنظيمية من خلال التعامل مع الواجبات الكتابية الأساسية ومساعدة المديرين التنفيذيين في العمليات اليومية.
- إدارة وتنظيم ملفات ومستندات Office.
- جدولة المواعيد والحفاظ على التقويمات للمديرين التنفيذيين.
- قم بإعداد جداول أعمال الاجتماعات، وقم بأخذ محاضر، وقم بتوزيعها وفقًا لذلك.
- تعامل مع المكالمات الواردة ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات بكفاءة.
- تنسيق ترتيبات السفر للموظفين حسب الحاجة.
- المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية والوثائق الأخرى.
- مهارات تنظيمية ممتازة مع الاهتمام بالتفاصيل.
- بارع في ميكروسوفت أوفيس سويت (وورد، إكسيل، باور بوينت).
- مهارات اتصال كتابية ولفظية قوية.
- القدرة على تعدد المهام بفعالية تحت الضغط.
يتم تقييم أداء السكرتير بناءً على إنجاز المهام الإدارية في الوقت المناسب، والدقة في إدارة المستندات، والجدولة الفعالة التي تقلل من التعارضات، والمساهمة الإجمالية في إنتاجية المكتب من خلال خدمات الدعم الفعالة.
إكمال المهام
تنفيذ الواجبات الإدارية المعينة في الوقت المناسب.
إدارة المستندات
الدقة في تنظيم الملفات/المستندات.
كفاءة الجدولة
الإدارة الفعالة للتقويمات التنفيذية
Reports to
مدير مكتب أو مدير تنفيذي
Collaborates with
الموظفون الإداريون؛ رؤساء الأقسام؛ العملاء الخارجيون/البائعون
Leads
- ميكروسوفت أوفيس سويت
- غوغل وورك سبيس
شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يفضل الخبرة السابقة كسكرتير أو مساعد إداري.
