يعد مساعد المكتب ضروريًا لضمان العمليات اليومية السلسة من خلال توفير الدعم الإداري وإدارة المهام المكتبية. يساهم هذا الدور في الكفاءة التنظيمية من خلال التعامل مع الاتصالات والجدولة وصيانة اللوازم المكتبية.
- الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الموظفين المناسبين.
- تنظيم وجدولة المواعيد والاجتماعات.
- الحفاظ على أنظمة الملفات لسهولة استرجاع المستندات.
- اطلب اللوازم المكتبية وابحث عن صفقات جديدة مع الموردين.
- المساعدة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام.
- تقديم الدعم العام للزوار.
- مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة.
- بارع في ميكروسوفت أوفيس سويت (وورد، إكسيل، أوتلوك).
- مهارات تنظيمية قوية مع الاهتمام بالتفاصيل.
- القدرة على تعدد المهام بفعالية.
يتم تقييم أداء مساعد المكتب بناءً على إنجاز المهام الإدارية في الوقت المناسب، والدقة في إدارة المستندات، والتواصل الفعال داخل الفريق، والحفاظ على بيئة عمل منظمة جيدًا.
إكمال المهام
تنفيذ الواجبات الإدارية المعينة في الوقت المناسب.
إدارة المستندات
الدقة في أنظمة الملفات لسهولة الوصول إليها.
كفاءة الاتصال
تسهيل التواصل الداخلي الفعال
Reports to
مدير مكتب أو مشرف إداري
Collaborates with
جميع الأقسام لتلبية احتياجات الدعم متعددة الوظائف
Leads
- مايكروسوفت وورد
- ميكروسوفت إكسيل
- نظرة مستقبلية
شهادة الدراسة الثانوية أو ما يعادلها؛ يفضل الخبرة السابقة كمساعد مكتب أو دور ذي صلة.
