يمثل ممثل مكتب الاستقبال نقطة الاتصال الأولى للزوار والعملاء، مما يضمن تجربة استقبال ترحيبية وفعالة. هذا الدور حيوي في الحفاظ على الصورة المهنية للشركة من خلال إدارة عمليات مكتب الاستقبال وتقديم خدمة عملاء ممتازة.
- قم بتحية الضيوف والترحيب بهم بمجرد وصولهم إلى المكتب.
- توجيه الزوار إلى الشخص أو القسم المناسب.
- قم بالرد على المكالمات الهاتفية الواردة وفحصها وإعادة توجيهها.
- تأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة وأنيقة مع جميع الأدوات المكتبية والمواد اللازمة (مثل الأقلام والنماذج).
- قم بتوفير المعلومات الأساسية شخصيًا أو عبر الهاتف/البريد الإلكتروني.
- استلام وفرز وتوزيع البريد/عمليات التسليم اليومية.
- حافظ على أمن المكتب من خلال اتباع إجراءات السلامة والتحكم في الوصول عبر مكتب الاستقبال (سجل المراقبة).
- اطلب لوازم المكتب الأمامي واحتفظ بمخزون المخزون.
- مهارات اتصال لفظية ممتازة.
- قدرات تنظيمية قوية مع الاهتمام بالتفاصيل.
- الكفاءة في ميكروسوفت أوفيس سويت أو تطبيقات البرامج المشابهة.
- توجيه خدمة العملاء بسلوك ودود.
يتم تقييم أداء ممثل مكتب الاستقبال بناءً على درجات رضا الزوار، والكفاءة في التعامل مع الاستفسارات، ودقة المعلومات المقدمة للضيوف، وتوزيع البريد/الحزم في الوقت المناسب، والحفاظ على بيئة منطقة استقبال احترافية.
رضاء الزائر
تقييمات رضا عالية من استطلاعات آراء النزلاء.
كفاءة معالجة الاستفسار
أوقات استجابة سريعة للمكالمات الواردة/رسائل البريد الإلكتروني.
صيانة منطقة الاستقبال
مظهر أنيق باستمرار لمساحة مكتب الاستقبال.
Reports to
مدير مكتب
Collaborates with
الكادر الإداري
Leads
- ميكروسوفت أوفيس سويت
شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يفضل الخبرة السابقة في خدمة العملاء أو الأدوار الإدارية.
