ما هي أفضل ممارسات تأهيل الموظفين؟

بمجرد أن تقوم توظيف أفضل المواهب، من المهام الحاسمة لأصحاب العمل ضمان الانتقال السلس للموظفين الجدد إلى ثقافة الشركة وأدائها. إنها عملية منهجية يجب القيام بها بصبر وتفكير.

يمكن للموظفين الجدد أن يشعروا بسهولة بأنهم في غير مكانهم والارتباك في بيئة جديدة. هذا هو السبب في أننا قمنا بتجميع قائمة بممارسات الإعداد الكاملة لمساعدتك على تعديل التعيينات الجديدة بسهولة. استخدم هذا فرصة للتواصل، كوّن روابط ذات مغزى مع موظفيك، وقدم نفسك كمدير يمكن الاعتماد عليه وداعم.

ما هو تأهيل الموظفين؟

تأهيل الموظفين هو العملية التي يتم من خلالها دمج الموظفين الجدد في هيكل الشركة. تم إجراؤه لتوجيه الموظفين في تبني أدوارهم الجديدة والوفاء بها. بالإضافة إلى ذلك، يتم تعريفهم بسياسات الشركة وثقافتها وقيمها وممارساتها.

على الرغم من أن ممارسات الإعداد مصممة لتعميمها على جميع الموظفين، إلا أن كل تجربة تأهيل متخصصة. كل ما يهم هو التأكد من أن موظفيك مستقرون جيدًا ومطلعون لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية والتعاون.

لماذا يعد تأهيل الموظفين أمرًا مهمًا؟

يعد تأهيل الموظفين أمرًا بالغ الأهمية لضمان استقرار جميع الموظفين الجدد بشكل جيد والحصول على الراحة! بعض أهم فوائد الإعداد الفعال للموظفين هي:

• التعرف على سياسات الشركة،
• الشعور بالراحة مع الفريق الجديد،
• فهم توقعات الشركة،
• تحديد الأهداف الشخصية،
• ابدأ في أن تكون منتجًا!

أمثلة على عملية الإعداد الإبداعي

من المفاهيم الخاطئة أن عمليات الإعداد رتيبة أو جافة. تقوم العديد من الشركات بتنظيم أنشطة خفيفة وتفاعلية لخلق بيئة ترحيبية، وهي ممارسة مهمة للإلحاق.

الخيار الواضح هو عقد غداء للشركة لتشجيع بناء العلاقات. ستعمل البيئة غير الرسمية وغير الرسمية على تعزيز التعرف على موظفيك، وبالتالي المساعدة في عملية الإعداد.

أو في حالة العمل عن بُعد، يمكن أن يكون لجدولة جلسة كسر الجمود تأثيرات مماثلة. بناء علاقات مهنية مع موظفيك، والعكس صحيح لن يؤدي إلا إلى تعزيز الطبيعة التعاونية لمكان عملك. كلما كان فريقك أقوى، زاد إنتاجك للأفكار المبتكرة ونتائجها الفعالة.

بالإضافة إلى ذلك، هناك طريقة ممتعة لإدارة الموظفين الجدد وهي جعلهم يشعرون بذلك. يمكن أن يؤدي إرسال غنائم الشركة إلى تحفيز عملية الإعداد وجعلها أكثر متعة. من لا يستمتع بتلقي البضائع المجانية؟

ابدأ اليوم الأول لموظفك بجولة كبيرة في مكان العمل. من الممتع دائمًا استكشاف المنطقة التي ستقضي معظم وقتك فيها. اسمح لهم بالتفاعل مع الأقسام التي ليست خاصة بهم فقط، لبناء بيئة مترابطة.

هناك استراتيجية أخرى موصى بها لتسهيل الأمر على موظفيك وهي التنفيذ التعلم التجريبي من خلال الأنشطة القائمة على السيناريوهات. قم بإنشاء موقف يمكن للموظفين فيه أداء أدوارهم اليومية أو في سيناريوهات الأزمات. يمكن أن يمنحهم ذلك معاينة لما يمكن أن يتوقعوه في الشركة.

بالطبع، سيحتاج الموظفون إلى تدريب على السياسة والثقافة. بشكل عام، يعد هذا عرضًا رسميًا أكثر لإبلاغ الموظفين بسياسات الشركة، حتى يتصرفوا وفقًا ولا ينتهكون أي شيء، حتى عن طريق الصدفة. وهي تشمل سلامة الموظفين والفوائد وقيم الشركة والسلوك المتوقع.

اقرأ أيضًا: فوائد برنامج إدارة الرواتب

قائمة مرجعية لأفضل 7 ممارسات لتأهيل الموظفين

1. قم بإلغاء تعقيد الأعمال الورقية

مع الموظفين الجدد تأتي عملية توثيق معلوماتهم الشخصية وتاريخ العمل والفحوصات الخلفية. قد يكون هذا أمرًا مربكًا إلى حد ما لأنه يتطلب من الموظفين الجدد تقديم قدر كبير من التفاصيل الدقيقة عن أنفسهم.

بدلاً من إغراق الموظفين الجدد في الأعمال الورقية المعقدة على الفور، اختر برامج الموارد البشرية التي تعمل على أتمتة العملية. لن يؤدي ذلك إلى تخفيف العبء فحسب، بل سيدفع الموظفين للتفاعل مع الموارد البشرية.

2. عمليات تسجيل الدخول العادية

في البداية، قم بإنشاء قائمة بالأهداف لما تتوقعه من عملية الإعداد والموظفين. سيمنعهم ذلك من الشعور بالارتباك، وبالتالي يعيق تأقلمهم ونموهم كموظفين.

بدلاً من ذلك، استخدم ممارسة الإعداد هذه وتتبع نمو موظفيك بشكل متكرر أثناء التواصل معهم. كن منفتحًا على الأسئلة وكن متاحًا وتواصل معهم حتى يشعروا بأنهم مشمولون. قم بعقد اجتماعات أو استطلاعات أسبوعية للحصول على تعليقات مهمة وتحسين عملية الإعداد وفقًا لذلك.

3. قم بتمكينهم من القيام بدورهم

لتجنب إرباك الموظفين الجدد، قم بتسهيلهم تدريجيًا في دورهم الأساسي. دعهم يتعرفون على سير العمل ومسؤولياتهم.

بمجرد أن يتم تدريبهم وتجهيزهم للقيام بمزيد من العمل بكفاءة، قم بزيادة المهام بعد كل أسبوع أو شهر. حافظ على بعض المرونة في المواعيد النهائية خلال فترة التعديل واستخدم ممارسات الإعداد الأخرى لتحفيز التعلم ونمو الموظفين.

4. استشر كبار الموظفين

سد الفجوة بين الموظفين الجدد والمرشدين المخضرمين من خلال إشراكهم في العملية وتشجيع تقدم الموظفين. يمكن للموظفين متابعة كبار السن لفهم طبيعة عملهم ومهامهم بشكل أفضل أثناء التفاعل مع زملائهم المختلفين.

تتمثل إحدى ممارسات الإعداد المهمة في إجراء التعلم القائم على الأدوار حيث يساعد كبار الموظفين الموظفين الجدد على ممارسة تنفيذ مهاراتهم في سيناريوهات مختلفة متعلقة بالوظيفة. بشكل عام، فإن وجود كبار الموظفين لديه القدرة على جعل الموظفين الجدد يشعرون بالأهمية والتحفيز.

5. نظام الأصدقاء

قم بتعيين زميل تم توظيفه مسبقًا لكل موظف جديد. سيقومون بالإشراف على تعديل الموظف الجديد، وإطلاعهم على مكان العمل، وتثقيفهم بشأن سياسة الشركة، وسيكونون أصدقاء لهم. يجب ألا يشعر الموظفون الجدد بأنهم الأسماك خارج الماء، ولكن الأفراد الذين يتم الترحيب بهم. إنه يعزز رضا الموظفين وهو أمر ضروري في النهاية للإنتاجية.

6. ثق بالعملية

يعمل الموظفون الجدد بنفس القدر من الجدية الانتقال من الجامعة أو شركة أخرى إلى مكان العمل. لذلك، يصبح الإعداد جهدًا مشتركًا بين أصحاب العمل والموظفين الجدد لضمان عملية سلسة.

ومع ذلك، فهي مرحلة معقدة تستغرق وقتًا غير محدد حتى تكتمل. من الضروري التحلي بالصبر أثناء تطبيق ممارسات الإعداد هذه. اسمح لهم بتعلم قيم الشركة ووظائفها وفقًا لسرعتهم الخاصة ودعمهم خلالها.

قد يستغرق الأمر بضعة أسابيع أو أشهر أو سنة. الشيء المهم هو العمل معًا لتحويل الموظفين الجدد إلى موظفين منتجين ومتحمسين.

7. إعادة الصعود

تنطبق هذه الممارسة بشكل أكبر على الموظفين على المدى الطويل الذين انضموا مرة أخرى بعد فترة راحة أو حصلوا على ترقية. يحتاج الموظفون الذين يبدأون منصبًا جديدًا في الشركة إلى عملية تأهيل شخصية تجعلهم يتكيفون جيدًا. على الرغم من أنها تختلف قليلاً عن العملية النموذجية، إلا أنها لا تزال تهدف إلى طمأنة الموظف وإعادة تأكيده ومساعدته على القيام بدوره الجديد حتى يصبح فعالاً وواثقًا.

أسئلة متكررة

س) ما هي مراحل الإعداد الأربع؟

الصعود المسبق: تبدأ ممارسات الإعداد قبل يوم العمل الأول. خلال هذه المرحلة، يحصل الموظفون على ملخص للمهام اليومية والتوقعات وسياسات الشركة والمزيد. إنه وقت رائع للتعريفات وخلق انطباع أول جيد.

التأهيل: بالطبع، هذه هي المرحلة الافتتاحية للتعيينات الجديدة. ويختبر الموظفون العديد من ممارسات الإعداد للاستقرار والاختلاط بالإدارات الأخرى والموظفين التنفيذيين وغيرهم.

التدريب القائم على الأدوار والمهارات: يتم تدريب الموظفين من خلال التظليل وورش العمل وجلسات المتحدثين. من غير العدل افتراض أن الموظفين الجدد سيعرفون بالضبط كيفية العمل في دور جديد. وبالتالي، في هذه المرحلة، حدد أهدافًا واضحة لموظفيك وشجع فضولهم وأسئلتهم.

التعديل الناجح: بمجرد أن ينشئ الموظفون الجدد روابط شخصية مع زملائهم ويطبقون مهاراتهم بكفاءة في الوظيفة الجديدة، فإنهم في مرحلة انتقالية.

س) ما هي خطة 30-60-90 يومًا؟

هذه خطة لتحديد الأهداف، تحدد أهداف الأشهر الثلاثة الأولى من الإعداد. يتضمن التدريب والتعلم القائم على السيناريوهات ومراحل الإتقان المخصصة لكل شهر.

س) لماذا تعد توقيعات البريد الإلكتروني المركزية جزءًا مهمًا من عملية الإعداد؟

توقيعات البريد الإلكتروني إبلاغ الموظفين الجدد بالاسم والتفويض ومعلومات الاتصال الخاصة بزميل العمل الذي يتعاملون معه. إنه يمنع التحميل الزائد للمعلومات، مما يسهل على الموظفين تذكر الزملاء الجدد.