يعمل موظف الاستقبال كنقطة اتصال أولى للزوار والعملاء، مما يضمن بيئة ترحيبية ومهنية. هذا الدور ضروري في الحفاظ على عمليات المكتب السلسة من خلال إدارة أنشطة مكتب الاستقبال وتقديم الدعم الإداري للإدارات المختلفة.
- قم بتحية الضيوف والترحيب بهم بمجرد وصولهم إلى المكتب.
- توجيه الزوار إلى الشخص أو القسم المناسب.
- قم بالرد على المكالمات الهاتفية الواردة وفحصها وإعادة توجيهها.
- تأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة وأنيقة مع جميع الأدوات المكتبية والمواد اللازمة (مثل الأقلام والنماذج).
- استلام وفرز وتوزيع البريد/عمليات التسليم اليومية.
- حافظ على أمن المكتب من خلال اتباع إجراءات السلامة والتحكم في الوصول عبر مكتب الاستقبال (سجل المراقبة).
- اطلب لوازم المكتب الأمامي واحتفظ بمخزون المخزون.
- مهارات اتصال لفظية ممتازة.
- قدرات تنظيمية قوية مع الاهتمام بالتفاصيل.
- الكفاءة في ميكروسوفت أوفيس سويت أو تطبيقات البرامج المشابهة.
- القدرة على تعدد المهام بفعالية في بيئة سريعة الوتيرة.
يتم تقييم أداء موظف الاستقبال بناءً على درجات رضا العملاء من ملاحظات الزوار، والكفاءة في أوقات معالجة المكالمات، والدقة في توزيع البريد، والحفاظ على مظهر منطقة الاستقبال الاحترافي في جميع الأوقات.
رضاء العملاء
تقييمات عالية لرضا الزوار من خلال استطلاعات الرأي.
كفاءة معالجة المكالمات
تقليل متوسط وقت معالجة المكالمات مع الحفاظ على جودة الخدمة.
دقة توزيع البريد
الفرز في الوقت المناسب دون أخطاء تؤدي إلى سوء الموضع أو التأخير.
Reports to
مدير مكتب
Collaborates with
الموظفون الإداريون، موظفو الأمن
Leads
- ميكروسوفت أوفيس سويت
شهادة الدراسة الثانوية أو ما يعادلها؛ يفضل الخبرة السابقة كموظف استقبال أو مجال ذي صلة ولكن ليس مطلوبًا.
