يعد مراقب المستندات ضروريًا في إدارة عمليات التوثيق الخاصة بالشركة والحفاظ عليها، مما يضمن تقديم جميع المستندات بدقة وسهولة الوصول إليها ومتوافقة مع المعايير التنظيمية. يدعم هذا الدور الكفاءة التشغيلية من خلال تبسيط سير عمل المستندات وحماية المعلومات الهامة.
- قم بإدارة عملية التحكم في المستندات لكل من المستندات الإلكترونية والورقية.
- تأكد من أن جميع الوثائق تلبي معايير جودة الشركة ومتطلبات الامتثال.
- حافظ على نظام حفظ شامل لسهولة استرجاع المستندات.
- التنسيق مع فرق المشروع لضمان تقديم الوثائق المطلوبة في الوقت المناسب.
- مراجعة وتحديث المستندات الفنية مثل الكتيبات والإجراءات والمواصفات.
- تتبع إصدارات المستندات لضمان استخدام الإصدارات الحالية فقط.
- تسهيل عمليات التدقيق من خلال توفير الوثائق اللازمة على الفور.
- بارع في برامج إدارة المستندات مثل SharePoint أو Documentum.
- مهارات تنظيمية قوية مع الاهتمام بالتفاصيل.
- مهارات اتصال ممتازة للتنسيق عبر الأقسام.
- القدرة على إدارة مهام متعددة بكفاءة في ظل مواعيد نهائية ضيقة.
يتم تقييم أداء مراقب المستندات على أساس الدقة في الحفاظ على السجلات، وحسن التوقيت في معالجة طلبات استرداد المعلومات، والالتزام بمعايير الامتثال، والتيسير الناجح أثناء عمليات التدقيق دون اختلافات أو تأخير.
الدقة
حافظ على مستويات دقة عالية في حفظ السجلات.
حسن التوقيت
تأكد من المعالجة السريعة لطلبات المستندات.
الامتثال
الالتزام الصارم بالمعايير التنظيمية أثناء عمليات التدقيق.
Reports to
مدير المشروع أو مدير ضمان الجودة
Collaborates with
فرق المشروع، قسم ضمان الجودة
Leads
- نقطة مشاركة
- دوكيومينتوم
- ميكروسوفت أوفيس سويت
درجة الزمالة أو أعلى؛ يفضل خبرة 2-4 سنوات في مراقبة الوثائق أو مجال ذي صلة.
