ما هي أفضل أدوات الموارد البشرية لإدارة الرواتب؟

برنامج إدارة الرواتب هو برنامج يستخدمه متخصصو الموارد البشرية لإدارة وصيانة عملية عمليات الرواتب بأكملها من البداية إلى النهاية. غالبًا ما يكون هناك اعتقاد خاطئ بين عامة الناس بأن إدارة الرواتب تعني ببساطة حساب شيكات الرواتب. ومع ذلك، في الواقع هناك ما هو أكثر من ذلك بكثير. تأتي المهام الرتيبة والمتكررة المختلفة مثل تسجيل الموظفين في نظام الشركة، للتأكد من امتثال جميع القواعد واللوائح، والحفاظ على جميع سجلات الموظفين تحت مظلة إدارة الرواتب!

يقوم برنامج إدارة الرواتب بعد ذلك بإنقاذ متخصصي الموارد البشرية من خلال مراقبة كل شيء في مكان واحد. يمكن لمتخصصي الموارد البشرية تتبع جميع الأنشطة المتعلقة بكشوف المرتبات مثل استقطاعات الرواتب بسلاسة وكفاءة باستخدام برنامج إدارة الرواتب. تتناول هذه المقالة برامج إدارة الرواتب بالتفصيل والفوائد والتحديات وميزات أفضل برامج إدارة الرواتب.

ما هو برنامج إدارة الرواتب للموارد البشرية؟

برنامج إدارة الرواتب للموارد البشرية هو أداة تساعد الشركات على إدارة عملية رواتب الموظفين. يقوم بأتمتة المهام مثل حساب الأجور والضرائب والخصومات وإنشاء شيكات الرواتب وتتبع ساعات العمل. يمكن لبرنامج إدارة الرواتب أيضًا تبسيط عملية الإعداد من خلال السماح للموظفين بإدخال معلوماتهم الشخصية والتفاصيل الضريبية إلكترونيًا. باستخدام برنامج إدارة الرواتب، يمكن لمتخصصي الموارد البشرية توفير الوقت وتقليل الأخطاء وضمان الامتثال لقوانين ولوائح العمل.

تعد معالجة الرواتب وإدارتها مهمة مهمة تتضمن رعاية الأصول الأكثر قيمة للمؤسسة، وهي موظفيها. عند القيام بذلك يدويًا أو باستخدام أدوات قديمة مثل جداول البيانات، يمكن أن يصبح الأمر معقدًا ومستهلكًا للوقت وعرضة للأخطاء. ومع ذلك، بمساعدة برنامج إدارة الرواتب، يمكن لمتخصصي الموارد البشرية تبسيط مهامهم والسماح لأصحاب الموارد البشرية والشركات الصغيرة بالتركيز على مشاريع الأعمال الهامة الأخرى.

قامت Qureos بتجميع الأكثر شعبية استراتيجيات الاحتفاظ بالموظفين في عام 2023!

كيف يعمل برنامج إدارة الرواتب؟

برنامج إدارة الرواتب هو برنامج كمبيوتر قائم على السحابة مصمم لمساعدة الشركات على إدارة عمليات الرواتب. تقوم بأتمتة المهام مثل حساب رواتب الموظفين والضرائب والخصومات، وتوليد شيكات الرواتب أو الودائع المباشرة، وتتبع ساعات عمل الموظفين. يؤدي استخدام برنامج إدارة الرواتب إلى تحرير قسم الموارد البشرية من المهام العادية التي تستغرق وقتًا طويلاً حتى يتمكنوا من التركيز أكثر على التخطيط والميزنة والمبادرات الأخرى في المؤسسة.

لماذا تعتبر برامج إدارة الرواتب مهمة؟

مؤتمت برنامج الرواتب يوفر الوقت ويقلل الأخطاء ويضمن الامتثال ويوفر رؤى قيمة ويبسط عملية الإعداد ويعزز الأمان ويوفر التكامل السلس مع أنظمة الموارد البشرية الأخرى. أصبح استخدام برامج الرواتب خيارًا شائعًا بين الشركات حيث يمكن أن يساعدها في:

[fs-toc-omit] توفير الوقت:

يعمل على أتمتة عمليات كشوف المرتبات، مما يقلل الوقت المستغرق في الحسابات اليدوية وإدخال البيانات.

[fs-toc-omit] الحد من الأخطاء:

يقلل من مخاطر الأخطاء والعقوبات المكلفة عن طريق أتمتة العمليات الحسابية المعقدة وضمان الدقة.

[fs-toc-omit] الامتثال:

يساعد الشركات على الالتزام بالقوانين واللوائح الضريبية، والتي قد يكون من الصعب التنقل فيها دون مساعدة البرامج.

[fs-toc-omit] الإحصاءات:

يوفر رؤى قيمة حول تعويضات الموظفين، مثل الراتب والمزايا، مما يسمح للشركات باتخاذ قرارات مستنيرة وتحسين استراتيجية التعويض الشاملة.

[fs-toc-omit] الكفاءة:

يعمل على تبسيط عملية الإعداد من خلال السماح للموظفين بإدخال معلوماتهم الشخصية والتفاصيل الضريبية إلكترونيًا، مما يقلل العبء الإداري على متخصصي الموارد البشرية.

[fs-toc-omit] الأمان:

يوفر منصة آمنة ومركزية لتخزين معلومات الموظفين الحساسة، وضمان السرية حماية البيانات.

[fs-toc-omit] التكامل:

يمكن دمجها مع أنظمة الموارد البشرية الأخرى، مثل إدارة الوقت والحضور والمزايا، لإنشاء سير عمل سلس للموارد البشرية.

‍هنا دليل Qureos على بناء العلامة التجارية الشخصية من موظفيك!

أفضل برامج الموارد البشرية لإدارة الرواتب

فيما يلي قائمة بأهم برامج إدارة الرواتب بما في ذلك تفاصيل حول ميزاتها ووظائفها (بالإضافة إلى الأسعار!)

1. القوى العاملة في ADP الآن:

القوى العاملة في ADP الآن هو برنامج قائم على السحابة لإدارة الرواتب والموارد البشرية يقدم مجموعة واسعة من الميزات بما في ذلك معالجة الرواتب وتتبع الوقت والحضور وإدارة المزايا والامتثال الضريبي. كما أن لديها تطبيق جوال للموظفين للوصول إلى كشوف المرتبات ومعلومات الموارد البشرية الخاصة بهم. تقدم ADP Workforce Now خطط تسعير مختلفة بناءً على عدد الموظفين والميزات المحددة المطلوبة.

‍

2. غوستو:

غوستو عبارة عن منصة شاملة لكشوف الرواتب والموارد البشرية سهلة الاستخدام ولها واجهة مستخدم بسيطة. يوفر ميزات مثل معالجة الرواتب الآلية وتتبع الوقت وإدارة الفوائد وإدارة الامتثال. يحتوي Gusto أيضًا على تطبيق جوال للموظفين للوصول إلى معلومات الرواتب والمزايا الخاصة بهم. يعتمد تسعير Gusto على رسوم الاشتراك الشهري ويختلف اعتمادًا على عدد الموظفين.

‍

3. باتشيكس:

بايتشيس هو برنامج كشوف المرتبات والموارد البشرية المستند إلى السحابة والذي يوفر ميزات مثل معالجة كشوف المرتبات وتتبع الوقت والحضور وإدارة مزايا الموظفين وإدارة الامتثال. يحتوي Paychex أيضًا على تطبيق جوال للموظفين لعرض معلومات الرواتب والمزايا الخاصة بهم. تقدم Paychex خطط تسعير مختلفة بناءً على عدد الموظفين والميزات المحددة المطلوبة.

4. ساعة بامبو:

بامبو إتش هو برنامج لإدارة الموارد البشرية يتضمن معالجة كشوف المرتبات كأحد ميزاته. يقدم مجموعة من ميزات الموارد البشرية مثل تتبع المتقدمين، والإعداد، وتتبع الإجازات، و إدارة الأداء. يحتوي BambooHR أيضًا على تطبيق جوال للموظفين لعرض كشوف المرتبات ومعلومات الموارد البشرية. يعتمد تسعير BambooHR على رسوم الاشتراك الشهري ويختلف اعتمادًا على عدد الموظفين.

‍

5. رواتب كويك بوكس:

كويك بوكس لكشوف الرواتب هو برنامج كشوف المرتبات المستند إلى السحابة والذي يوفر ميزات مثل المعالجة الآلية لكشوف المرتبات والامتثال الضريبي وإدارة المزايا. يتكامل QuickBooks Payroll أيضًا مع برنامج محاسبة QuickBooks للإدارة المالية السلسة. يعتمد تسعير QuickBooks Payroll على رسوم الاشتراك الشهري ويختلف اعتمادًا على عدد الموظفين والميزات المحددة المطلوبة.

‍

6. عامل HR:

عامل الموارد البشرية هو برنامج للموارد البشرية وكشوف المرتبات قائم على السحابة مصمم لتبسيط وأتمتة وظائف الموارد البشرية المختلفة. يوفر ميزات مثل إدارة الرواتب، والخدمة الذاتية للموظفين، وتتبع الإجازات والحضور، والتوظيف والإعداد، وإدارة الأداء، وإدارة النفقات. تضمن المنصة الامتثال للوائح القانونية وتوفر تحليلات قوية وأدوات إعداد التقارير لاتخاذ القرارات القائمة على البيانات، وتهدف FactoHR إلى تعزيز الكفاءة التنظيمية من خلال تقليل الأعباء الإدارية وتمكين الموظفين بقدرات الخدمة الذاتية. مجموعة أدواتها الشاملة تجعلها حلاً مثاليًا للشركات التي تتطلع إلى تحسين عمليات الموارد البشرية الخاصة بها.

‍شاهد مرشدي Qureos وهم يشاركون في محادثة ثاقبة حول محركات النجاح للنمو المهني في دليل نمو قادة الأعمال

عوامل يجب مراعاتها عند اختيار برنامج إدارة الرواتب

من الواضح أنه يوجد في عالم اليوم الكثير من برامج إدارة الرواتب المتاحة في السوق. إذن، كيف يمكنك معرفة أيهما مناسب لك؟ غالبًا ما يكون اختيار برنامج إدارة الرواتب المناسب مهمة شاقة.

عند اختيار برنامج إدارة الرواتب لمؤسستك، هناك العديد من العوامل التي يجب على أقسام الموارد البشرية أخذها في الاعتبار. فيما يلي بعض أهم العوامل التي يجب وضعها في الاعتبار:

[fs-toc-omit] حجم المنظمة:

سيلعب حجم المنظمة دورًا مهمًا في اختيار برامج إدارة الرواتب. سيكون للمؤسسات الكبيرة متطلبات مختلفة عن الشركات الصغيرة. يجب أن يكون البرنامج قادرًا على التعامل مع عدد الموظفين وتعقيد نظام الرواتب.

[fs-toc-omit] التكلفة

هناك عامل آخر يجب مراعاته عند اختيار برنامج إدارة الرواتب وهو التكلفة. يجب أن يتناسب البرنامج مع ميزانية المنظمة، ولكن من الضروري أيضًا مراعاة الفوائد طويلة الأجل وعائد الاستثمار.

[fs-toc-omit] سهولة الاستخدام

يجب أن يكون البرنامج سهل الاستخدام وسهل التنقل. يجب أن تكون أيضًا قادرة على الاندماج مع أنظمة أخرى مثل برامج الموارد البشرية والمحاسبة.

[fs-toc-omit] الميزات والوظائف

يجب أن تتوافق ميزات ووظائف البرنامج مع احتياجات المنظمة. قد يشمل ذلك أتمتة حسابات الضرائب وإمكانيات الإيداع المباشر والقدرة على إنشاء تقارير متنوعة.

[fs-toc-حذف] الأمان

بيانات الرواتب هي معلومات حساسة تحتاج إلى الحماية. يجب أن يحتوي البرنامج على تدابير أمنية مناسبة لضمان الحفاظ على البيانات آمنة ومأمونة.

إليك ورشة عمل من قبل Qureos حول كيفية الملاحظة وكيفية جذب الانتباه من قبل مديري التوظيف!

كيفية تنفيذ برنامج إدارة الرواتب في الموارد البشرية؟

يمكن أن يكون تنفيذ برنامج إدارة الرواتب في الموارد البشرية تغييرًا كبيرًا لأي منظمة. فيما يلي بعض الخطوات التي يجب مراعاتها عند تنفيذ برنامج إدارة الرواتب:

[fs-toc-حذف] 1. قم بإجراء تقييم الاحتياجات

قبل اختيار أي برنامج لإدارة الرواتب، من المهم تقييم احتياجات المنظمة. يمكن أن يشمل ذلك تحديد نقاط الضعف في نظام الرواتب الحالي وتحديد الميزات التي ستكون أكثر فائدة في النظام الجديد.

[fs-toc-حذف] 2. حدد البرنامج المناسب

بمجرد اكتمال تقييم الاحتياجات، حدد برنامج إدارة الرواتب الذي يلبي احتياجات المؤسسة على أفضل وجه. ضع في اعتبارك عوامل مثل سهولة الاستخدام وخيارات التخصيص والتسعير.

[fs-toc-حذف] 3. تدريب موظفي الموارد البشرية

يعد تدريب موظفي الموارد البشرية على كيفية استخدام البرنامج الجديد أمرًا بالغ الأهمية لضمان الانتقال السلس. ضع في اعتبارك تقديم دورات تدريبية وتوفير الوصول إلى الموارد عبر الإنترنت لمساعدة الموظفين على التعرف على البرنامج.

[fs-toc-حذف] 4. التخطيط لترحيل البيانات

قبل تنفيذ برنامج إدارة الرواتب الجديد، خطط لترحيل بيانات الرواتب الحالية إلى النظام الجديد. تأكد من نقل جميع البيانات الضرورية بدقة وأمان.

[fs-toc-حذف] 5. اختبر النظام

قبل بدء تشغيل البرنامج الجديد، من الضروري اختباره بدقة. إجراء سيناريوهات مختلفة لضمان عمل النظام بالشكل المتوقع وتحديد أي مشكلات تحتاج إلى معالجة.

[fs-toc-حذف] 6. ابدأ البث المباشر

بمجرد اكتمال مرحلة الاختبار، يمكن للمؤسسة بدء تشغيل برنامج إدارة الرواتب الجديد. تأكد من إبلاغ جميع أصحاب المصلحة بالتغيير وإجراء أي تعديلات ضرورية.

[fs-toc-حذف] 7. دعم مستمر

أخيرًا، يعد الدعم والصيانة المستمران أمرًا بالغ الأهمية لضمان استمرار نجاح برنامج إدارة الرواتب. تأكد من أن الموظفين لديهم إمكانية الوصول إلى موارد الدعم وأن البرنامج يتم تحديثه وصيانته بانتظام.

التحديات والخطوات للتغلب عليها

هناك العديد من التحديات التي قد تواجهها أقسام الموارد البشرية أثناء عملية التنفيذ، وبعضها يشمل:

• مقاومة التغيير: واحدة من أكبر التحديات التي تتم مواجهتها أثناء التنفيذ هي مقاومة التغيير من قبل الموظفين. قد يشعر العديد من الموظفين بالراحة مع النظام القديم وقد يترددون في التكيف مع النظام الجديد.

• عدم قبول الموظفين: إذا لم يفهم الموظفون فوائد النظام الجديد، فقد لا يدعمونه، مما قد يؤدي إلى عدم قبول الموظفين.

• الموارد المحدودة: يتطلب تنفيذ نظام جديد قدرًا كبيرًا من الوقت والجهد والموارد. قد تواجه أقسام الموارد البشرية قيودًا على الميزانية أو نقصًا في التكنولوجيا الكافية أو الموظفين، مما قد يعيق عملية التنفيذ.

• ترحيل البيانات: يمكن أن يمثل ترحيل البيانات من نظام قديم إلى نظام جديد تحديًا. قد تكون البيانات مفقودة أو تالفة أو قد لا تكون متوافقة مع النظام الجديد.

انضم إلى مؤسسي Qureos في مناقشة حول الترويج وكيفية تنظيمه اعرض طريقك إلى النجاح - تجربة المؤسسين

للتغلب على التحديات، يمكن لأقسام الموارد البشرية اتخاذ عدة خطوات:

الخطوة الأولى هي التواصل الفعال، حيث يجب على أقسام الموارد البشرية أن تنقل بوضوح أسباب التغييرات والفوائد لجميع أصحاب المصلحة.

الخطوة الثانية هي إشراك الموظفين في عملية تنفيذ التغييرات. يمكن القيام بذلك من خلال التماس مدخلاتهم ومعالجة مخاوفهم وتوفير فرص التدريب والتطوير لمساعدتهم على التكيف.

الخطوة الثالثة هي تخصيص الموارد بفعالية، وضمان توفر الموارد الكافية لدعم عملية التنفيذ، بما في ذلك التمويل الكافي والموظفين المهرة والتكنولوجيا.

الخطوة الرابعة هي خلق ثقافة التغيير، وتعزيز الموقف الإيجابي تجاه التغيير، وتشجيع الابتكار، والاحتفال بالنجاحات. أخيرًا، يجب على أقسام الموارد البشرية اختبار وقياس فعالية التغييرات وإجراء التعديلات حسب الضرورة.

باتباع هذه الخطوات، يمكن لأقسام الموارد البشرية التغلب على التحديات بفعالية وضمان نجاح التغييرات التي تنفذها.

بصفتك موظفًا في مجال الموارد البشرية، هل تواجه صعوبة في جعل مشاركة الموظفين ممتعة؟ لا تقلق، راجع دليل Qureos حول أفكار ألعاب للموارد البشرية

الخاتمة

لقد استكشفنا في هذه المقالة برامج إدارة الرواتب لمتخصصي الموارد البشرية، وكيفية عمل برامج إدارة الرواتب، وفوائد استخدام هذه البرامج لمتخصصي الموارد البشرية. لقد قمنا أيضًا بإدراج بعض أفضل برامج إدارة الرواتب المتوفرة في السوق، وناقشنا بالتفصيل وظائفها وميزاتها بالإضافة إلى مقارنة أسعارها لسهولة اختيار النظام الأساسي المناسب للموارد البشرية لديك.

تعد الموارد البشرية جزءًا لا يتجزأ من أي منظمة لأنها توفر السهولة لبقية الموظفين. وبالتالي، من المهم للمؤسسات أيضًا التأكد من أن برامج الموارد البشرية على قدم المساواة. مع التعقيد المتزايد للوائح الرواتب والعدد المتزايد من الموظفين في المنظمات الحديثة، يمكن أن تؤدي العمليات الآلية مثل حساب الرواتب واستقطاع الضرائب وإنشاء التقارير إلى توفير وقت موظفي الموارد البشرية للقيام بمهام مهمة أخرى.

يضمن استخدام برنامج إدارة الرواتب أيضًا الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية، ويقلل من احتمالية الأخطاء، ويوفر قاعدة بيانات مركزية لجميع بيانات الموظفين، مما يحسن الإدارة الشاملة للبيانات. يمكن أن يؤدي استخدام برنامج إدارة الرواتب في النهاية إلى توفير المال وتحسين معالجة كشوف المرتبات للمؤسسات.

إذا كانت لديك خبرة في برامج إدارة الرواتب، فنحن نشجعك على مشاركة أفكارك وملاحظاتك على هذه المدونة. يمكن أن تساعد مدخلاتك الآخرين الذين يفكرون في تنفيذ برنامج إدارة الرواتب في مؤسستهم أو يتطلعون إلى التحول إلى منصة جديدة.

يمكن أن توفر مشاركة تجاربك أيضًا ملاحظات قيمة لموفري البرامج، مما يسمح لهم بتحسين منتجاتهم وخدماتهم بناءً على تعليقاتك.

بعض الأسئلة التي يجب مراعاتها عند مشاركة تجربتك مع برنامج إدارة الرواتب:

• ما البرنامج الذي استخدمته وإلى متى؟
• ما الميزات التي تجدها أكثر فائدة في البرنامج؟
• هل واجهت أي تحديات أو قيود مع البرنامج؟
• كيف أثر البرنامج على عمليات إدارة الرواتب في مؤسستك؟
• هل توصي بالبرنامج للآخرين؟

من خلال مشاركة تجاربك وتقديم الملاحظات، يمكنك مساعدة الآخرين على اتخاذ قرارات أكثر استنارة عندما يتعلق الأمر ببرنامج إدارة الرواتب.